✅ 7 outils pour travailler à distance avec une consultante opérationnelle indépendante externalisée
Vous vous demandez comment déléguer efficacement sans embaucher ?
Voici 7 outils simples et gratuits pour organiser une collaboration à distance claire et fluide avec votre consultante opérationnelle externalisée :
🔧 1. Google Drive ou Dropbox
Partagez vos fichiers, scannez vos factures, et retrouvez vos documents classés par dossier (clients, fournisseurs, RH…). Idéal pour tout centraliser.
📞 2. WhatsApp ou Slack
Pour les échanges rapides, les consignes vocales ou le partage de documents urgents, sans surcharger votre boîte mail.
📅 3. Google Agenda
Partagez votre planning ou les dates importantes (déclarations, échéances fournisseurs, réunions…).
📤 4. Camscanner ou Adobe Scan (mobile)
Envoyez instantanément tout document papier (reçu, note, bon de commande, courrier) en le transformant en PDF propre et net.
✅ 5. Notion ou Trello
Organisez vos tâches par thème ou priorité, attribuez des actions à votre consultante, suivez l’avancement. Un vrai tableau de bord partagé.
🔁 6. TeamViewer ou Anydesk
Si vous souhaitez qu’elle intervienne directement sur votre logiciel métier (ERP, logiciel compta…), ces outils permettent un accès à distance sécurisé.
📂 7. Signature électronique (Yousign, DocuSign, etc.)
Plus besoin d’imprimer ! Vous pouvez signer des devis, contrats ou avenants directement depuis votre téléphone ou votre PC.
🎯 En résumé : 1 lien, 1 dossier, 1 message → une action traitée.
L’organisation à distance peut être aussi simple que ça, quand les bons outils sont en place.
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✅ Comment organiser votre administratif pour éviter les urgences ?
Urgences de dernière minute, factures perdues, pièces manquantes pour la comptabilité…
👉 Et si tout cela venait non pas du “trop plein”, mais d’un manque de structuration en amont ?
Voici 5 clés concrètes pour organiser votre administratif et gagner en sérénité :
🗂 1. Classez par besoin, pas par source
Classez vos documents non pas par qui les envoie (ex : banque, URSSAF…), mais par ce qu’ils déclenchent :
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À traiter
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À classer
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À transmettre
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À archiver
📋 2. Créez une check-list mensuelle
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Avez-vous bien facturé tous vos clients ?
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Les variables de paie sont-elles prêtes ?
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Les factures fournisseurs sont-elles réglées ou programmées ?
Un simple tableau peut éviter 90 % des oublis.
🔄 3. Automatisez les actions récurrentes
Paiement des factures, relances mails, transmission au cabinet… Ces actions peuvent être planifiées ou déléguées.
⏳ 4. Bloquez du temps chaque semaine
Réservez 1 h dans votre agenda chaque semaine pour traiter l’administratif. Mieux vaut un petit créneau régulier qu’un gros bloc en panique.
💡 5. Déléguez ce qui vous pèse
Une consultante opérationnelle externalisée peut reprendre la gestion des devis, des relances, du suivi RH ou de la pré-comptabilité. Et vous, vous vous concentrez sur votre métier.
🧘♂️ Moins de stress, plus de contrôle.
Un administratif bien organisé, c’est une entreprise qui respire.
✅ Pré-comptabilité : les 5 erreurs les plus fréquentes
La pré-comptabilité est la colonne vertébrale d’une gestion saine.
Mais trop souvent, ces 5 erreurs créent du stress (et des coûts) évitables :
❌ 1. Ne pas enregistrer les règlements clients
Résultat : vous croyez qu’un client n’a pas payé… alors qu’il l’a fait. Ou inversement.
➡️ Solution : notez chaque paiement et reliez-le à sa facture.
❌ 2. Conserver des pièces au format papier uniquement
En cas de perte, d'oubli ou d'absence, impossible de transmettre au cabinet.
➡️ Solution : scannez systématiquement (via app) et stockez sur un Drive sécurisé.
❌ 3. Ne pas rapprocher les bons de commande / livraison / factures
C’est souvent à l’origine des erreurs ou litiges avec les fournisseurs.
➡️ Solution : vérifiez les écarts et archivez ensemble les 3 documents.
❌ 4. Envoyer des pièces “en vrac” au comptable
➡️ Résultat : retards, erreurs, corrections coûteuses.
➡️ Solution : organiser les documents par mois, typologie et statut (payé / à payer).
❌ 5. Faire les relances clients trop tard
Chaque semaine qui passe diminue vos chances d’être payé.
➡️ Solution : une routine de relance automatisée ou déléguée.
🧾 La pré-comptabilité n’a pas besoin d’être complexe.
Avec un bon classement, des outils simples et un appui régulier, vous pouvez gagner en sérénité financière.
Comment fonctionne le parrainage ?
Lorsque vous recommandez CORVEZ GESTION PLUS à l'une de vos connaissances, il suffit que celle ci le mentionne lors de la signature de son devis.
Une réduction de 8% vous sera automatiquement attribuée, à valoir sur votre prochaine facture. Le nombre de filleuls n'est pas limité, cependant il n'est pas possible de cumuler plusieurs réductions sur une même facturation. Par conséquent, le remise de 8% vous sera octroyée autant de fois que vous aurez de filleuls.
Par exemple, pour 3 parrainages simultanés, vos 3 prochaines factures bénéficieront de la remise de 8%.
